Es ist ein großer Meilenstein im Leben eines Kindes: das erste Wort. Sprechen lernen wir alle von klein auf, es ist scheinbar unsere natürlichste Fähigkeit. Und doch gibt es immer mehr Menschen, denen Gespräche schwerfallen. Für manche ist das sogar eine ausgeprägte Angst, die dazu führt, dass sie vom Anruf beim Telefonservice bis zum Smalltalk in der Teeküche ein ausgeprägtes Vermeidungsverhalten an den Tag legen. Ob Einzelgespräch oder Gruppenunterhaltung, persönlich oder telefonisch – eine ertragreiche Unterhaltung zu führen ist eine hohe Kunst. Doch zum Glück kann man die trainieren. Mit den richtigen Gesprächstechniken gelingt das leicht und selbst die Angst vor dem Telefonieren kann mit einer guten Strategie überwunden werden.
Was zeichnet eine erfolgreiche Unterhaltung aus?
Sicher haben Sie auch schon viele Unterhaltungen erlebt, die sich nahezu endlos ziehen und ohne klares Ergebnis enden. Solche Gespräche sind oft frustrierend und kosten nur Zeit und Nerven. Doch woran liegt das? Nicht jedem Menschen ist die Fähigkeit, eine produktive Unterhaltung zu führen, in die Wiege gelegt. Zum Glück lässt sich diese Eigenschaft jedoch trainieren. Bevor Sie effektive Gesprächstechniken anwenden können, sollten Sie zuerst einmal wissen, was eine erfolgreiche Unterhaltung eigentlich ausmacht.
Ausgewogene Gesprächsanteile
Eine Unterhaltung entsteht dann, wenn mindestens zwei Personen miteinander reden. Damit daraus kein Monolog wird, ist es wichtig, auf ausgewogene Redeanteile aller Beteiligten zu achten. Und das ist gar nicht so einfach. Manche Menschen sind einfach von Natur aus redselig, andere eher introvertiert. In einem Einzelgespräch können Sie darauf achten, regelmäßig Pausen zu machen, um Ihrem Gegenüber Gelegenheit zu geben, auf das Gesagte zu reagieren. In einer Gruppenunterhaltung ist das schon komplizierter umzusetzen. Zurückhaltende Teilnehmer gehen hier schnell unter und kommen gar nicht zu Wort. Solche Gesprächsrunden profitieren von einer Person, die wie eine Art Moderator ins Geschehen eingreift. Durch gezielte Fragen können Sie ruhige Zeitgenossen aus der Reserve locken und zum Mitreden animieren.
Sachlicher Ton
Vor allem Gespräche in einem professionellen Umfeld profitieren von einem sachlichen Ton. Das bedeutet keinesfalls, dass Sie nicht über Gefühle reden dürfen. Im Gegenteil, das kann eine Gesprächsrunde durchaus bereichern. Aber wer in Wut gerät oder sich von Neid und Missgunst leiten lässt, trägt selten zu einem positiven Gesprächsverlauf bei. In einem optimalen Gespräch bleibt der Ton durchweg freundlich und offen. So können Sie auch verhindern, dass schüchterne Kollegen sich zurückziehen und geistig nicht weiter an der Unterhaltung teilnehmen.
Konstruktive Lösungsfindung
Vor allem im beruflichen Umfeld dienen Gespräche in der einen oder anderen Form der Lösungsfindung. Ob es darum geht, ein bestehendes Problem aufzulösen oder einfach allgemein eine Vorgehensweise geplant werden soll – am Ende des Meetings sollten Sie schlauer sein als zuvor. Daran können Sie direkt ablesen, ob eine Unterhaltung gut gelaufen ist oder ob Verbesserungsbedarf besteht.
Welche Gesprächstechniken haben sich bewährt?
Wenn Sie denken, den meisten Menschen fiele eine Unterhaltung leicht, dann täuschen Sie sich. Gerade die Kollegen oder Freunde, die wir für Naturtalente halten, haben oft lange für ihr sicheres Auftreten geübt. Denn eine gute Gesprächsführung lässt sich trainieren. Schon mit ein paar einfachen Tipps können Sie beginnen und ihre Fähigkeiten für die nächste Konferenz oder auch den privaten Smalltalk verbessern. Einige Gesprächstechniken haben sich besonders bewährt und sind universell gültig.
Aktiv zuhören und andere ausreden lassen
Bei einer Unterhaltung geht es nicht nur ums Reden. Auch das Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil eines Gesprächs. Nur wer aktiv zuhört, kann zu einem positiven Gesprächsverlauf beitragen. Aber was bedeutet aktiv zuhören? Das ist im Prinzip ganz einfach: Versuchen Sie genau zu verstehen, was der Gesprächspartner sagt. Sich empathisch in das Gegenüber hineinzuversetzen kann dabei helfen. Dazu gehört auch, andere ihre Rede beenden zu lassen. Fallen Sie nicht ins Wort oder nutzen Denkpausen, um die Aufmerksamkeit an sich zu reißen. Warten Sie in Ruhe ab, bis ihr Gesprächspartner erkennbar zum Ende gekommen ist, und reagieren erst dann mit eigenen Äußerungen oder Kommentaren.
Gefühle offen kommunizieren
Über Gefühle zu sprechen, fällt vielen Menschen schwer. Gerade im Berufsleben gibt es in diesem Bereich eine gewisse Scheu. Dennoch ist es wichtig, die eigenen Gefühle offen zu kommunizieren oder nachzufragen, wenn Sie beim Gesprächspartner eine gewisse Gefühlslage vermuten. Denn wenn Sie über Sorgen oder Unstimmigkeiten nicht offen reden, führt das früher oder später zu Missverständnissen oder passiv-aggressivem Verhalten.
In der Ich-Form sprechen
Scheuen Sie sich nicht, Ihre Argumente oder Bemerkungen in der Ich-Form zu formulieren. Damit tragen Sie auch in schwierigen Gesprächen zu einer konstruktiven Atmosphäre bei. Statt offen Kritik zu üben, lassen Sie das Gegenüber wissen, wie Sie sich fühlen. Etwa indem Sie sagen „Ich mache mir Sorgen, dass wir die Deadline nicht einhalten können“. So bringen Sie das Thema, um das es Ihnen geht, ins Gespräch. Und das, ohne einen direkten Vorwurf an die übrigen Kollegen aussprechen zu müssen.
Auch schwammige Man-Aussagen sind in einer Gruppenunterhaltung oft wenig zielführend. Wenn Sie sagen „Man müsste diese Aufgabe nun bald erledigen“, so wird sich niemand angesprochen fühlen. Bleiben Sie direkt und sagen „Ich möchte, dass Sie das übernehmen.“ Vor allem schüchternen und introvertierten Menschen wird diese Art des Sprechens zu Beginn schwer fallen. Aber bleiben Sie am Ball und versuchen es in jedem Gespräch erneut. Sie werden sehen, dass Sie sich schnell daran gewöhnen werden.
Angst vor dem Telefonieren überwinden
Das Telefonat ist ein Sonderfall unter den Gesprächen und fällt erstaunlich vielen Menschen schwer. Und das ist durchaus nachvollziehbar. Anders als im direkten Gespräch sehen wir beim Telefonat den Gesprächspartner nicht. Gestik und Mimik bleiben uns verborgen. So entgehen uns viele Anhaltspunkte, aus denen wir gewöhnlich die Stimmung und Emotionen anderer ablesen können. Am Telefon kommt es schneller zu Unsicherheiten und Missverständnissen.
Wir wissen auch nicht, in welcher Situation der Anruf unseren Gesprächspartner erreicht. Ist er oder sie gerade beschäftigt und wird durch uns aus seiner Konzentration gerissen? Wenn Sie ohnehin ungern telefonieren, dann bietet die moderne Zeit Ihnen auch noch allerlei Alternativen. So können Sie auf E-Mail oder Messenger Apps ausweichen und das unangenehme Gespräch so vermeiden. Das Problem dabei: Je öfter Sie der Angst aus dem Weg gehen, desto stärker ist sie beim nächsten Mal. Deshalb sollten Sie versuchen, Ihre Hemmungen zu überwinden. Ein paar gute Tipps können Ihnen dabei helfen.
Niedrigschwelliger Einstieg
Beim Überwinden von Ängsten gilt immer: fangen Sie klein an. Wenn Sie das nächste Mal eine Nachfrage zu einem Vertrag haben, rufen Sie bei der Service-Hotline an, statt eine E-Mail zu schreiben. Sie werden dort mit geschultem Telefonservice Personal sprechen, das freundlich und verständnisvoll auf Ihre Anfrage reagiert. Nutzen Sie im Alltag so häufig wie möglich einen Telefonservice, bis Sie merken, dass die Anrufe Ihnen immer leichter fallen. Dann können Sie die Schwierigkeit erhöhen. Versuchen Sie, auch im Beruf so oft es geht auf E-Mails oder direkte Gespräche zu verzichten. Sie werden merken, wie die Angst immer schwächer wird.
Gespräche gut vorbereiten
Wenn Sie unter einer Telefonphobie leiden, dann ist die Angst unmittelbar vor einem Telefonat auf ihrem Höhepunkt. Dadurch kommen Sie vielleicht in die Situation, dass Sie im letzten Moment doch wieder auflegen und das Gespräch vermeiden. Um das zu verhindern, können Sie sich auf das Gespräch vorbereiten. Sie vermeiden so ein Blackout, bei dem Sie vergessen, was Sie eigentlich sagen wollten.
Überlegen Sie genau, warum Sie das Telefonat führen möchten. Gehen Sie alle Punkte durch, die Ihnen wichtig sind, und machen Sie sich Notizen. Überlegen Sie auch, wie Sie mit Schwierigkeiten umgehen werden. Ihr Gesprächspartner ist nicht erreichbar, gibt es vielleicht jemand anderen, der Ihre Frage beantworten kann? Je besser Sie vorbereitet sind, desto leichter wird Ihnen das Gespräch fallen.
Telefonat fest einplanen
Wenn die Angst zu groß wird, reagieren wir gerne darauf, indem wir die unangenehme Situation vermeiden. Nur, auf diese Weise nehmen Sie sich selbst die Chance, Ihre Angst zu überwinden. Denn nur durch ständiges Üben können Sie etwas an Ihren Gefühlen ändern. Planen Sie also ein anstehendes Telefonat fest in Ihren Tagesablauf ein. Schreiben Sie es in Ihren Kalender, richten Sie sich eine Erinnerung am Handy ein oder kleben Sie ein Post-It an den Monitor. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Sie die angstauslösende Situation im letzten Moment verschieben oder ganz aufgeben.
Fazit
Sicher, manche Menschen haben von Natur aus eine größere Begabung als andere, wenn es um die Kunst der Gesprächsführung geht. Aber niemand kommt als Redetalent auf die Welt. Sprechen können und müssen Sie üben, noch weit über das Kindesalter hinaus. Und das lohnt sich. Denn ein souveräner Auftritt in einer Unterhaltung lässt Sie selbstbewusst und sympathisch wirken und hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen.