Anrufannahme in der Praxis leicht gemacht

Warum die Auslagerung der Anrufannahme eine gute Idee für eine Praxis ist

Bereits seit einiger Zeit bieten Dienstleister die Anrufannahme von Telefongesprächen an. Die Idee dahinter klingt genial und man wundert sich, warum es das nicht bereits seit etlichen Jahrzehnten gibt. Zuerst wurden diese Dienstleistungen vor allem im Marketing und Vertrieb in Anspruch genommen. Werbeaktionen zum Beispiel im Nachgang einer Messe werden dann von professionellen Angestellten übernommen. Ebenso die Annahme von Telefongesprächen, wie etwa im Rahmen eines Gewinnspiels.

Was zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Unterstützung der Erreichbarkeit bei Ärzten, Zahnärzten, Medizinern und Heilpraktikern. Gerade eine kleinere Praxis kann sich kein neues Sekretariat leisten, wenn die Patientenzahlen wachsen. Zur Entlastung, vor allem in Spitzenzeiten, kann dann eine ausgelagerte Anrufannahme-Praxis in Anspruch genommen werden.

Die Vorteile sind vielfältig.

Vorteil 1 – Verbesserte Erreichbarkeit

Gerade als kleine Arztpraxis kann man nicht ständig das Telefon besetzen. Über einen externen Dienstleister kann die Praxis professionelle Erreichbarkeit einkaufen. Die Zeiten sind dabei individuell buchbar. Dadurch kann jeder genau die Zeiten buchen, die er braucht.

Vorteil 2 – Kostenersparnis

Ein eigenes Team einzustellen kostet Geld, Zeit und Arbeit. Für eine große Arztpraxis kann sich das durchaus lohnen, aber kleinere Praxen fahren besser, diese Leistungen auszulagern. Der Grund ist, dass der Dienstleister im großen Team arbeiten kann und deshalb seine Leistungen günstig anbietet.

Vorteil 3 – Zufriedenheit der Patienten

Wer schon einmal als Patient bei Ärtzen angerufen hat, um etwa einen Termin zu vereinbaren kennt das Problem: Die Arzthelfer sind beschäftigt oder das Team ist gar nicht erst erreichbar, weil die Öffnungszeiten ungünstig liegen. Gerade in Heilberufen ist es üblich, dass der Heilpraktiker als Ein-Mann-Team praktiziert und gar kein unterstützendes Team zur Seite hat.

Ein externes Telefonsekretariat löst dieses Problem. Termine vereinbaren, einfache Fragen klären und viele weitere Dinge. Dies kann das externe Team übernehmen und damit zur Kundenzufriedenheit beitragen.

Darauf sollten Sie bei der Auswahl des Anbieters achten

Anbieter für die Anrufannahme gibt es viele. Auf diese Punkte sollten Sie bei deren Auswahl achten.

Erfahrung des Dienstleisters

Günstige Tarife sind wichtig, aber viel wichtiger für die Arztpraxis ist eine ausgezeichnete Leistung des Telefonservice Anbieters. Ein paar Euro gespart kann Sie viele Patienten kosten, wenn der Dienstleister durch unprofessionelles Auftreten Schaden anrichtet. Ist der Mitarbeiter gar fachlich ausgebildet, dann kann er die Anrufe bereits vorab qualifizieren und dem Arzt oder Heilpraktiker Arbeit abnehmen.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Achten Sie als Neukunde darauf, dass die Leistungen klar formuliert sind, damit keine versteckten Fallstricke auf Sie zukommen. Gerade am Anfang sollten Sie den Dienst im ersten Vertragsmonat ausprobieren. Sagt er Ihnen nicht zu, dann sollte eine einfache Kündigung möglich sein.

Prüfen Sie den Vertrag auf fixe Kosten pro Monat und variable Kosten (nutzungsabhängige Leistungsentgelte). Das verhindert Überraschungen. Damit steht einem ungestörten Vertragsverlauf nichts mehr im Wege.

Datenschutz

Der Dienstleister sollte im Rahmen der aktuell gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) arbeiten. Gerade im Praxisalltag werden vertrauliche Informationen behandelt und besprochen. Die Telefon-Sekretärin muss sich dessen bewusst sein, dass die Informationen, die sie erhält, absolut vertraulich sind und nur dem Arzt zukommen dürfen.

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